Comment Aigremont a digitalisé ses opérations de transport grâce à TransFollow
Depuis plus de 90 ans, Aigremont a bâti sa réputation sur la qualité, la fiabilité et la précision dans la production et la distribution de produits à base de margarine. Dans le cadre d'une initiative plus large de transformation digitale, l'entreprise a entrepris de moderniser ses processus de transport, d'éliminer les flux de travail papier et d'améliorer la visibilité des transports dans l'ensemble de ses opérations logistiques. En mettant en œuvre TransFollow parallèlement à un nouveau système ERP, Aigremont a accéléré la digitalisation de ses opérations de transport, remplaçant les processus manuels et les documents de transport papier par un flux de travail digital connecté qui offre une plus grande efficacité, une visibilité en temps réel et un meilleur contrôle.
À propos d'Aigremont
Aigremont est l'un des plus grands fabricants européens de margarine, dont le siège social est situé à Flémalle, près de Liège, en Belgique. Fondée en 1934, l'entreprise approvisionne principalement des clients en Belgique et dans les pays voisins, tout en desservant également des marchés situés au-delà de l'Union européenne.
Afin de garder un contrôle total sur ses livraisons hautement sensibles et à température contrôlée, Aigremont exploite sa propre flotte de 15 camions frigorifiques et effectue environ 7 500 opérations de transport par an. Il est essentiel de préserver la qualité des produits tout au long du processus de transport, ce qui fait de la visibilité du transport, de la précision des documents de livraison et de l'efficacité opérationnelle des éléments cruciaux de sa stratégie logistique.
Le défi
Dans le cadre d'une initiative à l'échelle de l'entreprise visant à moderniser son infrastructure informatique, Aigremont a développé un nouveau système ERP sur mesure afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle dans l'ensemble de l'entreprise. La digitalisation des opérations de transport a également été identifiée comme l'un des domaines clés à mettre en œuvre.
Avant la mise en œuvre, les processus de transport reposaient largement sur des documents papier, ce qui nécessitait un effort manuel considérable et mobilisait l'équivalent de trois employés à temps plein. Le processus était particulièrement complexe car les chauffeurs partaient souvent tôt le matin, ce qui exigeait que tous les documents soient préparés et distribués à l'avance.
Le flux de travail papier limitait également la visibilité et la flexibilité des transports, car les mises à jour des informations de transport ne pouvaient pas être communiquées facilement une fois que les chauffeurs avaient quitté le site. De plus, les documents devaient être physiquement restitués avant que la facturation puisse commencer, ce qui entraînait des retards et une charge administrative supplémentaire. Enfin, le suivi du matériel de transport réutilisable, tel que les palettes, prenait beaucoup de temps et exposait l'entreprise à des pertes potentielles.
La solution
Le transport de denrées alimentaires exigeant le respect strict des procédures de livraison et des attentes clients, TransFollow permet à Aigremont de fournir aux chauffeurs des instructions détaillées et de mettre à jour les informations de transport en temps réel dès qu'un changement survient. Cela offre une plus grande agilité opérationnelle et une visibilité en temps réel tout au long du processus de livraison.
À la livraison, les chauffeurs saisissent toutes les informations requises et recueillent les signatures électroniques à l'aide de l'application TransFollow Drive sur leur smartphone. Les documents de transport digitaux, tels que l'eCMR, sont instantanément partagés avec toutes les parties prenantes et renvoyés automatiquement vers le système ERP, créant ainsi un flux de travail sans papier tout en favorisant une facturation plus rapide et une plus grande précision des données.
Aigremont utilise également TransFollow pour gérer digitalement les supports de transport réutilisables (RTI), tels que les palettes. En enregistrant les RTI dans TransFollow Drive au moment de la livraison, l'entreprise peut suivre avec précision ses actifs, éviter les pertes et facturer les clients le cas échéant, ce qui se traduit par des économies significatives.
Parallèlement à TransFollow Connect et TransFollow Drive, le personnel administratif utilise parfois le portail TransFollow pour consulter les informations de transport et apporter des modifications pendant que les chauffeurs sont déjà sur la route.
Les clients bénéficient également de mises à jour automatisées du statut tout au long du trajet. Des notifications sont envoyées lorsque le camion quitte l'usine, lorsqu'il est en route et lorsque la livraison est effectuée, offrant ainsi une visibilité totale sur le transport et une expérience client fluide.
La mise en œuvre
Le déploiement de TransFollow a été étroitement intégré à la mise en place du nouvel ERP d'Aigremont. Grâce à l'API TransFollow Connect, les ordres de transport et les documents de transport digitaux créés dans l'ERP sont directement partagés avec la solution TransFollow, ce qui a permis à Aigremont d'être opérationnel presque immédiatement après la configuration.
L'entreprise a d'abord lancé un projet pilote portant sur 20 à 30 opérations de transport avant d'étendre la solution à l'ensemble de ses activités logistiques.
L'adoption par les utilisateurs a été remarquablement rapide et la transition a été bien accueillie dans toute l'entreprise. Grâce à la conception intuitive de la solution, seules deux sessions de formation d'une heure ont été nécessaires pour les employés administratifs, tandis que les chauffeurs se sont familiarisés avec le nouveau flux de travail digital après seulement quelques missions de transport.
Les clients ont eux aussi très vite découvert les avantages de ce système. Si certains d'entre eux ont d'abord été surpris par le passage des documents papier à un processus de transport entièrement digital, ils ont rapidement pris conscience des avantages offerts par la visibilité en temps réel, le partage digital des documents et l'amélioration de la communication. Aujourd'hui, le processus fonctionne sans heurts pour toutes les parties concernées.
« TransFollow a rationalisé l'ensemble de notre processus de livraison. En remplaçant les documents papier par un flux de travail digital, nous avons amélioré la précision, la sécurité et la visibilité, tout en facilitant la vie de nos chauffeurs. L'accès instantané aux bons de livraison signés permet également une facturation plus rapide et un processus administratif plus efficace, ce qui profite à l'ensemble de l'entreprise. » – Frédéric Delooz – Responsable marketing et communication chez Aigremont
« Le travail des planificateurs de transport est désormais mieux organisé, et ils sont vraiment satisfaits de cette solution. »
Les avantages
Depuis la mise en œuvre de TransFollow, Aigremont a constaté des améliorations opérationnelles mesurables dans l'ensemble de ses activités de transport :
- Réduction de 30 % de la charge de travail administrative
La préparation des documents de transport nécessite désormais nettement moins d'efforts, ce qui réduit la charge administrative des équipes d'environ 30 %. - Amélioration de l'efficacité et de la flexibilité des chauffeurs
Les chauffeurs reçoivent leurs ordres de transport et leurs documents de transport digitaux directement sur leur smartphone. Les informations peuvent être mises à jour et partagées même après le départ, offrant ainsi un niveau de flexibilité impossible à atteindre avec les processus papier. - Visibilité totale sur les transports
La visibilité en temps réel permet aux chauffeurs, aux répartiteurs, au personnel administratif et aux clients d'accéder aux dernières informations de transport sans avoir à recourir à des appels téléphoniques ou à des mises à jour manuelles. - Facturation plus rapide
L'accès instantané aux documents de livraison signés permet d'émettre les factures immédiatement après la livraison, ce qui améliore la trésorerie et réduit les délais d'attente. - Élimination des documents papier perdus
Les documents de transport digitaux sont stockés en toute sécurité et accessibles instantanément en cas de besoin, ce qui élimine le risque de perte de documents papier. - Meilleur contrôle des biens consignés
Le suivi digital des palettes et autres équipements réutilisables permet d'éviter les pertes, améliore la traçabilité et facilite le recouvrement des coûts. - Réduction de l'impact environnemental
Le remplacement des documents de transport papier par des alternatives digitales contribue à réduire la consommation de papier et les émissions de CO₂. - Une satisfaction client accrue
Les clients bénéficient d'une visibilité en temps réel, de mises à jour automatisées sur le transport, d'un partage instantané des documents et d'une visibilité complète sur l'expédition tout au long du processus de livraison.
Résumé
La transition d'Aigremont vers des opérations de transport entièrement digitales avec TransFollow se traduit par des résultats commerciaux mesurables. En remplaçant les documents de transport papier par un flux de travail digital entièrement intégré, l'entreprise a amélioré son efficacité opérationnelle, accru la visibilité des transports, accéléré la facturation et optimisé son service client. TransFollow a permis à Aigremont de conserver un contrôle total sur son réseau logistique alimentaire complexe, tout en mettant en place une chaîne d'approvisionnement plus efficace, durable et tournée vers l'avenir.
