30 % weniger Verwaltungsaufwand und lückenlose Transporttransparenz
Seit über 90 Jahren hat sich Aigremont durch Qualität, Zuverlässigkeit und Präzision bei der Herstellung und dem Vertrieb von Margarineprodukten einen Namen gemacht. Im Rahmen einer umfassenden Initiative zur digitalen Transformation machte sich das Unternehmen daran, seine Transportprozesse zu modernisieren, papierbasierte Arbeitsabläufe abzuschaffen und die Transparenz der Transporte in seiner gesamten Logistik zu verbessern. Durch die Implementierung von TransFollow in Verbindung mit einem neu entwickelten ERP-System beschleunigte Aigremont die Digitalisierung seiner Transportabläufe und ersetzte manuelle Prozesse sowie Transportdokumente in Papierform durch einen vernetzten digitalen Workflow, der für mehr Effizienz, Echtzeit-Transparenz und Kontrolle sorgt.
Über Aigremont
Aigremont ist einer der größten Margarinehersteller Europas mit Hauptsitz in Flémalle bei Lüttich, Belgien. Das 1934 gegründete Unternehmen beliefert vor allem Kunden in Belgien und den Nachbarländern, bedient aber auch Märkte außerhalb der Europäischen Union.
Um die volle Kontrolle über seine hochsensiblen und temperaturgeführten Lieferungen zu behalten, betreibt Aigremont eine eigene Flotte von 15 Kühlfahrzeugen und führt jährlich etwa 7.500 Transportaufträge durch. Die Aufrechterhaltung der Produktqualität während des gesamten Transportprozesses ist von entscheidender Bedeutung, weshalb Transporttransparenz, genaue Lieferdokumentation und betriebliche Effizienz zentrale Elemente der Logistikstrategie des Unternehmens sind.
Die Herausforderung
Im Rahmen einer unternehmensweiten Initiative zur Modernisierung der IT-Infrastruktur entwickelte Aigremont ein neues, maßgeschneidertes ERP-System, um die betriebliche Effizienz im gesamten Unternehmen zu verbessern. Die Digitalisierung der Transportabläufe wurde dabei als einer der wichtigsten Bereiche identifiziert, in denen ebenfalls Maßnahmen umgesetzt werden sollten.
Vor der Implementierung stützten sich die Transportprozesse stark auf papierbasierte Transportdokumente, was einen erheblichen manuellen Aufwand erforderte und die Arbeitszeit von umgerechnet drei Vollzeitmitarbeitern in Anspruch nahm. Der Prozess war besonders anspruchsvoll, da die Fahrer oft früh am Morgen losfuhren, sodass alle Dokumente im Voraus vorbereitet und verteilt werden mussten.
Der papierbasierte Arbeitsablauf schränkte zudem die Transparenz und Flexibilität im Transportwesen ein, da Aktualisierungen der Transportinformationen nicht ohne Weiteres weitergegeben werden konnten, sobald die Fahrer den Standort verlassen hatten. Darüber hinaus mussten die Unterlagen physisch zurückgegeben werden, bevor mit der Rechnungsstellung begonnen werden konnte, was zu Verzögerungen und zusätzlichem Verwaltungsaufwand führte. Nicht zuletzt war die Nachverfolgung von wiederverwendbaren Transportartikeln wie Paletten zeitaufwendig und setzte das Unternehmen potenziellen Verlusten aus.
Die Lösung
Aigremont entschied sich auf Empfehlung seines Softwareanbieters – nach früheren erfolgreichen Implementierungen – speziell für TransFollow, da sich das System nahtlos in das neue, maßgeschneiderte ERP-System des Unternehmens integrieren ließ.
TransFollow fügte sich perfekt in den neuen Arbeitsablauf ein: Transportaufträge und Dokumente, die vom Fuhrparkmanager im ERP-System von Aigremont erstellt werden, werden den Fahrern zugewiesen und über TransFollow Connect automatisch über die auf ihren Smartphones installierte TransFollow Drive-App an die Fahrer weitergegeben.
Da der Lebensmitteltransport die strikte Einhaltung von Kundenanforderungen und Lieferverfahren erfordert, ermöglicht TransFollow Aigremont, den Fahrern detaillierte Anweisungen zu geben und Transportinformationen in Echtzeit zu aktualisieren, sobald sich Änderungen ergeben. Dies sorgt für größere operative Flexibilität und Echtzeit-Transparenz während des gesamten Lieferprozesses.
Bei der Zustellung erfassen die Fahrer alle erforderlichen Informationen und sammeln elektronische Unterschriften mithilfe der TransFollow Drive-App auf ihrem Smartphone. Digitale Transportdokumente wie der eCMR werden sofort an alle Beteiligten weitergeleitet und automatisch an das ERP-System zurückgesendet, wodurch ein papierloser Arbeitsablauf entsteht und gleichzeitig eine schnellere Rechnungsstellung sowie eine höhere Datengenauigkeit gewährleistet werden.
Aigremont nutzt TransFollow darüber hinaus zur digitalen Verwaltung von Mehrwegtransportmitteln (RTIs) wie Paletten. Durch die Erfassung der RTIs in TransFollow Drive am Lieferort kann das Unternehmen seine Bestände genau nachverfolgen, Verluste vermeiden und den Kunden gegebenenfalls Rechnungen stellen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
Neben TransFollow Connect und TransFollow Drive nutzen die Mitarbeiter im Backoffice gelegentlich das TransFollow-Portal, um Transportinformationen zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen, während die Fahrer bereits unterwegs sind.
Auch die Kunden profitieren von automatisierten Statusaktualisierungen während der gesamten Fahrt. Benachrichtigungen werden versendet, wenn der Lkw das Werk verlässt, während der Fahrt und nach Abschluss der Lieferung, was vollständige Transparenz über den Transport und ein nahtloses Kundenerlebnis gewährleistet.
Die Implementierung
Die Einführung von TransFollow war eng mit der neuen ERP-Implementierung bei Aigremont verzahnt. Mithilfe der TransFollow Connect-API werden im ERP erstellte Transportaufträge und digitale Transportdokumente direkt an die TransFollow-Lösung weitergeleitet, sodass Aigremont fast unmittelbar nach der Einrichtung den Betrieb aufnehmen konnte.
Das Unternehmen startete zunächst ein Pilotprojekt mit 20 bis 30 Transportvorgängen, bevor die Lösung auf alle Logistikaktivitäten ausgeweitet wurde.
Die Akzeptanz bei den Nutzern war bemerkenswert schnell, und die Umstellung wurde im gesamten Unternehmen positiv aufgenommen. Dank des intuitiven Designs der Lösung waren für die Backoffice-Mitarbeiter lediglich zwei einstündige Schulungen erforderlich, und die Fahrer hatten sich bereits nach wenigen Transportaufträgen mit dem neuen digitalen Arbeitsablauf vertraut gemacht.
Auch die Kunden erkannten die Vorteile sehr schnell. Während einige von ihnen anfangs von der Umstellung von Papierdokumenten auf einen vollständig digitalen Transportprozess überrascht waren, erkannten sie bald die Vorteile der Echtzeit-Transparenz, des digitalen Dokumentenaustauschs und der verbesserten Kommunikation. Heute läuft der Prozess für alle Beteiligten reibungslos.
„TransFollow hat unseren gesamten Lieferprozess optimiert. Durch den Ersatz von Papierdokumenten durch einen digitalen Workflow haben wir die Genauigkeit, Sicherheit und Transparenz verbessert und gleichzeitig die Arbeit unserer Fahrer erleichtert. Der sofortige Zugriff auf unterschriebene Liefernachweise ermöglicht zudem eine schnellere Rechnungsstellung und effizientere Verwaltungsprozesse, was dem gesamten Unternehmen Vorteile bringt.“ – Frederic Delooz – Marketing- und Kommunikationsleiter bei Aigremont
„Die Arbeit der Transportplaner ist jetzt besser organisiert, und sie sind mit der Lösung sehr zufrieden.“
Die Vorteile
Seit der Einführung von TransFollow hat Aigremont messbare betriebliche Verbesserungen in allen Bereichen seiner Transportaktivitäten erzielt:
- 30 % Reduzierung des Verwaltungsaufwands
Die Erstellung von Transportdokumenten erfordert nun deutlich weniger Aufwand, wodurch sich der Verwaltungsaufwand für die Backoffice-Teams um etwa 30 % verringert hat.
- Verbesserte Effizienz und Flexibilität der Fahrer
Die Fahrer erhalten Transportaufträge und digitale Transportdokumente direkt auf ihre Smartphones. Informationen können auch nach der Abfahrt aktualisiert und weitergegeben werden, was ein Maß an Flexibilität bietet, das mit papierbasierten Prozessen unmöglich war.
- Vollständige Transparenz der Transporte
Dank der Echtzeit-Transparenz können Fahrer, Disponenten, Backoffice-Mitarbeiter und Kunden auf die aktuellsten Transportinformationen zugreifen, ohne auf Telefonate oder manuelle Aktualisierungen angewiesen zu sein.
- Schnellere Rechnungsstellung
Der sofortige Zugriff auf unterschriebene Lieferdokumente ermöglicht die Rechnungsstellung unmittelbar nach der Lieferung, was den Cashflow verbessert und Wartezeiten verkürzt.
- Keine verlorenen Unterlagen mehr
Digitale Transportdokumente werden sicher gespeichert und sind bei Bedarf sofort abrufbar, wodurch das Risiko von Dokumentenverlusten entfällt.
- Bessere Kontrolle über Mehrwegverpackungen
Die digitale Nachverfolgung von Paletten und anderen Mehrweggütern hilft, Verluste zu vermeiden, verbessert die Nachvollziehbarkeit und unterstützt die Kostendeckung.
- Geringere Umweltbelastung
Der Ersatz von Transportdokumenten in Papierform durch digitale Alternativen trägt zu einem geringeren Papierverbrauch und reduzierten CO₂-Emissionen bei.
- Höhere Kundenzufriedenheit
Kunden profitieren von Echtzeit-Transparenz, automatisierten Transportaktualisierungen, sofortiger Dokumentenfreigabe und vollständiger Sendungsverfolgung während des gesamten Lieferprozesses.
Zusammenfassung
Aigremonts Umstellung auf einen vollständig digitalen Transportbetrieb mit TransFollow zeigt messbare Geschäftsergebnisse. Durch den Ersatz papierbasierter Transportdokumente durch einen vollständig integrierten digitalen Workflow hat das Unternehmen die betriebliche Effizienz verbessert, die Transparenz der Transporte erhöht, die Rechnungsstellung beschleunigt und den Kundenservice optimiert. TransFollow ermöglichte es Aigremont, die vollständige Kontrolle über sein komplexes Lebensmittellogistiknetzwerk zu behalten und gleichzeitig eine effizientere, nachhaltigere und zukunftsfähige Lieferkette aufzubauen.
