Al meer dan 90 jaar heeft Aigremont zijn reputatie opgebouwd op basis van kwaliteit, betrouwbaarheid en precisie bij de productie en distributie van margarineproducten. Als onderdeel van een breder initiatief voor digitale transformatie wilde het bedrijf zijn transportprocessen moderniseren, papieren workflows elimineren en de zichtbaarheid van het transport binnen zijn logistieke activiteiten verbeteren. Door TransFollow te implementeren in combinatie met een nieuw ontwikkeld ERP-systeem heeft Aigremont de digitalisering van de transportactiviteiten versneld. Handmatige processen en papieren transportdocumenten werden vervangen door een geïntegreerde digitale workflow die zorgt voor meer efficiëntie, realtime zichtbaarheid en controle.
Over Aigremont
Aigremont is een van de grootste margarineproducenten van Europa, met het hoofdkantoor in Flémalle, nabij Luik, België. Het bedrijf, opgericht in 1934, levert voornamelijk aan klanten in België en de buurlanden, maar bedient ook markten buiten de Europese Unie.
Om volledige controle te behouden over zijn uiterst gevoelige en temperatuurgecontroleerde leveringen, beschikt Aigremont over een eigen wagenpark van 15 koelwagens en voert het jaarlijks ongeveer 7.500 transporten uit. Het behoud van de productkwaliteit gedurende het gehele transportproces is essentieel, waardoor transportzichtbaarheid, nauwkeurige leveringsdocumentatie en operationele efficiëntie cruciale elementen van de logistieke strategie vormen.
De uitdaging
Als onderdeel van een bedrijfsbreed initiatief om de IT-infrastructuur te moderniseren, ontwikkelde Aigremont een nieuw, op maat gemaakt ERP-systeem om de operationele efficiëntie in het hele bedrijf te verbeteren. De digitalisering van de transportactiviteiten werd ook aangemerkt als een van de belangrijkste gebieden die moesten worden aangepakt.
Vóór de implementatie waren de transportprocessen sterk afhankelijk van papieren transportdocumenten, wat veel handmatig werk vergde en het equivalent van drie fulltime medewerkers in beslag nam. Het proces was bijzonder uitdagend omdat chauffeurs vaak vroeg in de ochtend vertrokken, waardoor alle documenten van tevoren moesten worden voorbereid en uitgedeeld.
De papieren workflow beperkte ook de zichtbaarheid en flexibiliteit van het transport, aangezien updates van transportinformatie niet gemakkelijk konden worden doorgegeven zodra de chauffeurs het terrein hadden verlaten. Bovendien moest de documentatie fysiek worden teruggebracht voordat met de facturering kon worden begonnen, wat vertragingen en extra administratief werk veroorzaakte. Tot slot was het volgen van retourneerbare transportartikelen, zoals pallets, tijdrovend en stelde het bedrijf bloot aan mogelijke verliezen.
De oplossing
Aigremont koos specifiek voor TransFollow vanwege de mogelijkheid om naadloos te integreren met het nieuwe, op maat gemaakte ERP-systeem van het bedrijf, op aanbeveling van de softwareleverancier – na eerdere succesvolle implementaties.
TransFollow paste perfect in de nieuwe workflow: transportopdrachten en documenten die door de wagenparkbeheerder in het ERP-systeem van Aigremont worden aangemaakt, worden toegewezen aan de chauffeurs en via TransFollow Connect automatisch met hen gedeeld via de TransFollow Drive-app die op hun telefoons is geïnstalleerd.
Omdat bij het vervoer van levensmiddelen strikte naleving van klantvereisten en leveringsprocedures vereist is, stelt TransFollow Aigremont in staat om chauffeurs gedetailleerde instructies te geven en transportinformatie in realtime bij te werken wanneer er wijzigingen optreden. Dit zorgt voor grotere operationele flexibiliteit en realtime inzicht gedurende het gehele leveringsproces.
Bij aflevering registreren chauffeurs alle vereiste informatie en verzamelen ze elektronische handtekeningen met behulp van de TransFollow Drive-app op hun smartphone. Digitale transportdocumenten, zoals eCMR, worden onmiddellijk gedeeld met alle betrokken partijen en automatisch teruggestuurd naar het ERP-systeem, waardoor een papierloze workflow ontstaat en snellere facturering en grotere gegevensnauwkeurigheid worden ondersteund.
Aigremont gebruikt TransFollow bovendien om herbruikbare transportmiddelen (RTIs), zoals pallets, digitaal te beheren. Door RTIs op het moment van aflevering in TransFollow Drive te registreren, kan het bedrijf activa nauwkeurig volgen, verliezen voorkomen en klanten waar van toepassing factureren, wat aanzienlijke kostenbesparingen oplevert.
Naast TransFollow Connect en TransFollow Drive maken backoffice-medewerkers af en toe gebruik van het TransFollow-portaal om transportinformatie te bekijken en aanpassingen door te voeren terwijl chauffeurs al onderweg zijn.
Ook klanten profiteren van geautomatiseerde statusupdates gedurende de hele reis. Er worden meldingen verstuurd wanneer de vrachtwagen de fabriek verlaat, wanneer deze onderweg is en wanneer de levering is voltooid, wat zorgt voor volledige transportzichtbaarheid en een naadloze klantervaring.
De implementatie
De uitrol van TransFollow was nauw geïntegreerd met de nieuwe ERP-implementatie van Aigremont. Met behulp van de TransFollow Connect API worden transportopdrachten en digitale transportdocumenten die in het ERP-systeem worden aangemaakt, direct gedeeld met de TransFollow-oplossing, waardoor Aigremont vrijwel direct na de installatie live kon gaan.
Het bedrijf startte aanvankelijk met een pilot voor 20 tot 30 transportopdrachten, alvorens de oplossing uit te breiden naar al zijn logistieke activiteiten.
De gebruikers raakten opmerkelijk snel vertrouwd met het systeem en de overgang werd binnen de hele organisatie positief ontvangen. Dankzij het intuïtieve ontwerp van de oplossing waren er slechts twee trainingssessies van een uur nodig voor de backoffice-medewerkers, en raakten de chauffeurs al na enkele transportopdrachten vertrouwd met de nieuwe digitale workflow.
Ook de klanten ontdekten al snel de voordelen. Hoewel sommigen van hen aanvankelijk verrast waren door de overstap van papieren documenten naar een volledig digitaal transportproces, zagen ze al snel de voordelen van realtime inzicht, het digitaal delen van documenten en verbeterde communicatie. Vandaag de dag verloopt het proces soepel voor alle betrokken partijen.
"TransFollow heeft ons hele leveringsproces gestroomlijnd. Door papieren documenten te vervangen door een digitale workflow hebben we de nauwkeurigheid, veiligheid en zichtbaarheid verbeterd en tegelijkertijd het werk van onze chauffeurs vergemakkelijkt. Directe toegang tot ondertekende afleverbewijzen maakt ook snellere facturering en een efficiënter administratief proces mogelijk, wat voordelen oplevert voor het hele bedrijf." – Frederic Delooz – Marketing- en communicatiemanager bij Aigremont
"Het werk van de transportplanners is nu beter georganiseerd en ze zijn erg tevreden met de oplossing."
De voordelen
Sinds de implementatie van TransFollow heeft Aigremont meetbare operationele verbeteringen gerealiseerd in al zijn transportactiviteiten:
- 30% vermindering van de administratieve werklast
Het opstellen van transportdocumenten kost nu aanzienlijk minder moeite, waardoor de administratieve lasten voor de backoffice-teams met ongeveer 30% zijn verminderd.
- Verbeterde efficiëntie en flexibiliteit van chauffeurs
Chauffeurs ontvangen transportopdrachten en digitale transportdocumenten rechtstreeks op hun smartphone. Informatie kan zelfs na vertrek nog worden bijgewerkt en gedeeld, wat een mate van flexibiliteit biedt die met papieren processen onmogelijk was.
- Volledig inzicht in het transport
Dankzij realtime inzicht hebben chauffeurs, dispatchers, backoffice-medewerkers en klanten toegang tot de meest recente transportinformatie zonder afhankelijk te zijn van telefoontjes of handmatige updates.
- Snellere facturering
Dankzij directe toegang tot ondertekende afleverdocumenten kunnen facturen direct na aflevering worden verzonden, wat de cashflow verbetert en wachttijden verkort.
- Geen verloren papieren documenten meer
Digitale transportdocumenten worden veilig opgeslagen en zijn direct toegankelijk wanneer dat nodig is, waardoor het risico op zoekgeraakte papieren documenten wordt geëlimineerd.
- Betere controle over retourgoederen
Digitale tracking van pallets en andere retourgoederen helpt verlies te voorkomen, verbetert de verantwoording en ondersteunt het terugvorderen van kosten.
- Verminderde impact op het milieu
De vervanging van papieren transportdocumenten door digitale alternatieven draagt bij aan een lager papierverbruik en een lagere CO₂-uitstoot.
- Hogere klanttevredenheid
Klanten profiteren van realtime inzicht, geautomatiseerde transportupdates, het direct delen van documenten en volledig inzicht in de zending gedurende het gehele leveringsproces.
Samenvatting
De overgang van Aigremont naar volledig digitale transportactiviteiten met TransFollow levert meetbare bedrijfsresultaten op. Door papieren transportdocumenten te vervangen door een volledig geïntegreerde digitale workflow heeft het bedrijf de operationele efficiëntie verbeterd, de zichtbaarheid van het transport vergroot, de facturering versneld en de klantenservice verbeterd. Dankzij TransFollow kon Aigremont volledige controle behouden over zijn complexe logistieke netwerk voor voedingsmiddelen en tegelijkertijd een efficiëntere, duurzamere en toekomstbestendige toeleveringsketen opbouwen.
