Het Spaanse verplichte gebruik van digitale vrachtdocumentatie stimuleert de invoering ervan, ondanks uitdagingen op het gebied van gereedheid, zo blijkt uit een webinar van TransFollow en IRU

Toonaangevende spelers in de sector benadrukken hoe digitalisering de operationele efficiëntie verbetert, terwijl er nog steeds sprake is van een ongelijkmatige invoering, uitdagingen op het gebied van de gereedheid van klanten en interoperabiliteit, nu Europa zich voorbereidt op eFTI.

De Spaanse verplichte eisen voor digitale vrachtdocumentatie hebben aanzienlijke verschillen in de mate van voorbereiding binnen de sector aan het licht gebracht, aldus vervoerders en vertegenwoordigers van de sector die spraken tijdens een webinar georganiseerd door TransFollow en de International Road Transport Union (IRU).

Ondanks deze uitdagingen benadrukten de deelnemers de voordelen van digitalisering en het belang van voorbereiding op aanstaande wettelijke veranderingen in heel Europa.

Webinar speakers: Alexis Perinet-Marquet (TransFollow), Carlos Gallo (TransFollow), Mehdi Abdellaoui (Toyota), Ramon Valdivia (Astic), Rafael Jurado (Votorantim Cimentos), Teddy Danet (Jacky Perrenot)

De voordelen van digitalisering op de lange termijn moeten prioriteit krijgen

 

Tijdens het webinar, dat op 21 oktober plaatsvond en waarvoor ongeveer 500 aanmeldingen waren, werd ingegaan op de invoering van het Spaanse elektronische administratieve controledocument (DeCA) op 5 oktober en op de voorbereidingen voor de eFTI-verordening (Electronic Freight Transport Information) van de Europese Unie.

"De nieuwe Spaanse wetgeving betekent een belangrijke stap voorwaarts voor de digitalisering van het vrachtvervoer en dwingt bedrijven ertoe te heroverwegen hoe zij transportdocumentatie beheren en uitwisselen", aldus Carlos Gallo, Country Manager Spanje bij TransFollow.

"Hoewel naleving van de DeCA de onmiddellijke prioriteit is, moeten bedrijven ook rekening houden met de kansen op de langere termijn die digitalisering biedt, van het verminderen van de administratieve lasten tot het verbeteren van de samenwerking in de toeleveringsketens."

 

Uit een enquête onder de deelnemers bleek dat 40% nog steeds uitsluitend op papieren transportdocumenten vertrouwde, terwijl 24% digitale oplossingen aan het testen was, 20% deze bij bepaalde activiteiten had ingevoerd en 16% grotendeels digitaal werkte.

Ramón Valdivia, uitvoerend vicevoorzitter van de Asociación del Transporte Internacional por Carretera (ASTIC), meldde dat 64% van de ondervraagde leden over systemen beschikte waarmee de vereiste QR-codes konden worden gegenereerd, maar dat veel klanten nog niet klaar waren voor de overgang.

 

"We geloven sterk in digitalisering, zoals onze geschiedenis aantoont, maar we vinden dat bedrijven deze moeten omarmen vanwege de voordelen ervan, niet simpelweg omdat overheden het verplicht stellen," aldus Valdivia.

Hij waarschuwde dat louter naleving een gemiste kans zou betekenen, en stelde dat de grootste commerciële voordelen zouden voortvloeien uit het digitaliseren van de relaties tussen transportbedrijven en hun klanten.

Uit het onderzoek van ASTIC bleek ook dat 42% van de respondenten geen problemen ondervond bij het gebruik van elektronische documenten op binnenlandse ritten, terwijl 24% aangaf dat bij meer dan de helft van hun ritten tijdens de eerste twee weken niet aan de nieuwe digitale vereiste was voldaan.

 

Ervaringen van bedrijven die al zijn overgestapt op digitaal: Toyota, Jacky Perrenot, Votorantim Cimentos

 

Teddy Danet, Group Chief Information Officer bij Jacky Perrenot, legde uit dat de transport- en logistiekgroep, die meer dan 6.000 voertuigen in acht landen exploiteert, al was begonnen met de implementatie van digitale documentatie voordat de wettelijke deadlines dit verplicht stelden.

"Wanneer de autoriteiten een deadline vaststellen, zet dat het hele ecosysteem in beweging", aldus Teddy Danet.

"De overgang verloopt sneller, en dat is beter, omdat we zo voorkomen dat we lange tijd met gemengde oplossingen moeten werken – de ene op papier, de andere digitaal – die niet altijd compatibel zijn."

 

Teddy Danet benadrukte het belang van het aanbieden van één enkele applicatie aan chauffeurs die aan verschillende klantvereisten kan voldoen, in plaats van afzonderlijke systemen voor individuele verladers in te voeren.

Tijdens het webinar kwam ook Votorantim Cimentos aan het woord, vertegenwoordigd door Rafael Jurado Hornero, logistiek manager voor Zuid-Spanje en de Canarische Eilanden, die meldde dat het bedrijf in één dag ongeveer 1.300 elektronische vrachtbrieven genereerde binnen zijn Spaanse activiteiten.

Mehdi Abdellaoui, Senior Specialist Supply Chain Systems Engineering bij Toyota, legde uit dat digitale vrachtdocumentatie deel uitmaakt van de bredere inspanningen van de fabrikant om onnodige administratieve processen te elimineren en de informatie-uitwisseling tussen partners in de toeleveringsketen te verbeteren.

 

"Binnen Toyota is digitalisering geen doel op zich", aldus Abdellaoui.

"Het doel is om een beter, slanker proces te realiseren. Bij het huidige papieren proces hebben we te maken met veel activiteiten die geen toegevoegde waarde bieden, zoals het scannen, archiveren en opzoeken van documenten."

Abdellaoui voegde eraan toe dat interoperabiliteit tussen verschillende systemen essentieel blijft om ervoor te zorgen dat verladers, vervoerders en ontvangers toegang hebben tot dezelfde informatie zonder dat dit extra administratieve lasten met zich meebrengt.

Ontwikkelingen in de regelgeving versnellen de digitalisering

Vervolgens kwam eFTI ter sprake, waarbij de autoriteiten van de EU-lidstaten vanaf 9 juli 2027 verplicht zullen zijn om in aanmerking komende elektronische vrachtvervoersinformatie te accepteren.

"Spanje laat zien hoe ontwikkelingen op regelgevingsgebied de overgang naar digitale vrachtvervoersactiviteiten kunnen versnellen, maar de voordelen van digitalisering reiken veel verder dan het voldoen aan individuele nationale vereisten", aldus Alexis Périnet-Marquet, Managing Director bij TransFollow.

"Nu eFTI nadert, hebben bedrijven in heel Europa de kans om te investeren in interoperabele digitale oplossingen die de efficiëntie verbeteren, de samenwerking versterken en hen voorbereiden op toekomstige wettelijke vereisten."

Het webinar werd gemodereerd door Vincent Erard, Senior Director Strategy and Development bij IRU.

TransFollow biedt oplossingen voor digitale vrachtdocumentatie waarmee vervoerders, verladers, expediteurs en logistieke dienstverleners elektronische transportinformatie kunnen aanmaken, uitwisselen en beheren.

Lees hier meer over succesvolle implementaties van digitale transportdocumenten met TransFollow.