Secteur : Transport de matériaux de construction Taille de la flotte : environ 200 camions Zone d’activité : Internationale, principalement aux Pays-Bas, en Belgique, en Allemagne et en Pologne

Pultrum Rijssen (Pultrum) est une entreprise de transport de premier plan disposant d’une flotte de près de 200 camions, spécialisée dans le transport de matériaux de construction, y compris des chargements hors gabarit tels que le bois, les clôtures en béton et d’autres produits de construction. Opérant à l’international, principalement aux Pays-Bas, en Belgique, en Allemagne et en Pologne, Pultrum travaille avec de grands expéditeurs qui comptent sur sa fiabilité, ses délais de livraison respectés et son excellence pour répondre à des exigences complexes en matière de transport international.

Pour en savoir plus sur le parcours de numérisation de Pultrum, nous nous sommes entretenus avec Rick Hoekstra, responsable des applications de flotte chez Pultrum Group, qui participe au projet TransFollow depuis trois ans.

Le défi : réduire la paperasse et se préparer pour l’avenir

Les documents de transport de Pultrum étaient entièrement sur support papier et leur volume était considérable : avec 100 à 120 itinéraires par jour et jusqu’à 15 adresses de livraison par itinéraire, l’équipe de planification passait une à deux heures par jour uniquement à gérer la paperasse (impression, numérisation, mise en ligne et archivage de documents, tels que les CMR). Il arrivait parfois que des documents physiques se perdent, ce qui entraînait des litiges avec les clients et des retards de facturation, créant ainsi une charge administrative supplémentaire.

Pultrum a décidé de moderniser ses processus de transport et de pérenniser ses opérations en prévision de l’adoption généralisée des solutions numériques et des changements législatifs attendus dans le secteur. La durabilité a également constitué un autre facteur déterminant. L’entreprise a investi massivement dans des solutions durables, notamment des camions électriques, et la suppression des documents papier s’inscrivait dans la droite ligne de ses objectifs environnementaux.

La solution : intégrer eCMR dans les opérations quotidiennes

Pultrum a déployé TransFollow en commençant par sa division de chargements LTL (palettes et marchandises hors gabarit), environ un tiers de la flotte utilisant initialement la plateforme.

L’intégration de TransFollow s’étend à l’ensemble du flux de travail du transport. La solution est intégrée au système de gestion des transports de Pultrum, où les ordres de transport sont enregistrés et automatiquement partagés avec les chauffeurs, accompagnés des eCMR correspondants. Les données de transport sont enregistrées dans les ordinateurs de bord des chauffeurs, qui s’intègrent de manière transparente à l’application TransFollow Drive. Dès que le chargement ou le déchargement a lieu, les chauffeurs peuvent accéder aux documents, tels que les eCMR, sous forme numérique sur leur ordinateur de bord, recueillir des signatures électroniques et partager instantanément les documents remplis avec les clients et le back-office, ce qui accélère considérablement le processus de facturation.

TransFollow Drive permet également aux chauffeurs de prendre et de partager des photos de livraison, offrant ainsi aux services de planification, de gestion des chauffeurs, aux services financiers et aux clients une visibilité en temps réel sur chaque expédition.

Pultrum utilise également TransFollow Portal pour la gestion administrative, l'archivage des documents numériques, en cas de problème ou pour recouper des informations provenant d'autres systèmes.

La mise en œuvre

La mise en œuvre de la solution TransFollow a été couronnée de succès, mais comme tout projet de transformation numérique, elle a également nécessité des efforts et une adaptation de la part de toutes les parties prenantes concernées. Afin de faciliter cette transition, l’entreprise a mis en place un déploiement structuré pour les chauffeurs et le personnel administratif :

  1. Intégration par étapes – Les chauffeurs et le personnel administratif ont été intégrés par petits groupes de 5 à 10 personnes par semaine, ce qui a permis aux employés de se familiariser progressivement avec le nouveau flux de travail numérique.
  2. Division par division – La division des remorques couvertes a utilisé eCMR pendant plus d’un an avant que le déploiement ne s’étende à l’ensemble de la flotte, y compris la division des remorques ouvertes, le transport à ciel ouvert et les remorques à plateau.
  3. Sous-traitants inclus – Les chauffeurs sous-traitants ont été équipés des mêmes ordinateurs de bord que ceux de la flotte propre de Pultrum, garantissant ainsi une cohérence dans l’ensemble des opérations.

Résultats : une efficacité accrue, une facturation plus rapide et une visibilité totale

Le passage aux documents de transport numériques a apporté des avantages opérationnels immédiats.

  • Jusqu’à 10 heures économisées par semaine en tâches administratives manuelles grâce à la suppression de la gestion du papier. Le besoin d’archivage physique a pratiquement disparu, tandis que la recherche de documents est devenue nettement plus facile.
  • Réduction du temps de facturation – La disponibilité immédiate des documents de transport contribue à accélérer le processus de facturation, permettant dans certains cas d’émettre la facture le jour même.
  • Archivage entièrement supprimé : plus besoin de stocker ni de rechercher des documents physiques.
  • Adoption plus large par les clients – de nombreux clients ont adopté l’eCMR après en avoir constaté les avantages par eux-mêmes ; si certains continuent de demander des copies papier en plus des documents numériques, leur nombre ne cesse de diminuer.
  • Sécurité et transparence accrues – les données de géolocalisation associées à chaque document signé offrent à Pultrum et à ses clients une preuve supplémentaire en cas de litige.
  • Travail des chauffeurs simplifié : malgré une réticence initiale face au processus numérique, les chauffeurs en ont rapidement perçu les avantages : une fois la livraison validée numériquement, le chauffeur est immédiatement libre de passer à la mission suivante, sans paperasse à remplir ni à renvoyer au bureau par la suite. Plus aucune question n’est posée, mais une parfaite harmonisation est assurée avec toutes les parties prenantes.

«Travailler avec TransFollow nous aide à optimiser notre flux de documents de transport, en le rendant plus facile à gérer, plus efficace et plus transparent. On connaît toujours le statut d’un document et on élimine tout temps d’attente lié à la paperasse.»

- Rick Hoekstra, responsable des applications de flotte, Pultrum Rijssen

En résumé

L’adoption des processus numériques pour les documents de transport et de l’eCMR s’inscrit désormais dans une stratégie de numérisation plus large, visant à améliorer l’efficacité et la transparence entre les parties prenantes, ainsi qu’à atteindre les objectifs de développement durable.

Grâce à la mise à disposition des mêmes informations en temps réel à l'ensemble des parties prenantes (planification, chauffeurs, service financier et clients), Pultrum a transformé une gestion administrative autrefois fastidieuse en un processus rapide, transparent et tourné vers l'avenir.