Sector: Transporte de materiales de construcción. Tamaño de la flota: ~200 camiones. Región: Internacional, con especial atención a los Países Bajos, Bélgica, Alemania y Polonia
Pultrum Rijssen (Pultrum) es una empresa de transporte líder con una flota de casi 200 camiones, especializada en el transporte de materiales de construcción, incluidas cargas de dimensiones irregulares como madera, vallas de hormigón y otros productos de construcción. Con operaciones a nivel internacional, principalmente en los Países Bajos, Bélgica, Alemania y Polonia, Pultrum colabora con importantes expedidores que confían en su fiabilidad, puntualidad en las entregas y excelencia a la hora de satisfacer requisitos complejos de transporte internacional.
Para saber más sobre el proceso de digitalización de Pultrum, hemos hablado con Rick Hoekstra, responsable de aplicaciones de flota del Grupo Pultrum, que lleva tres años participando en el proyecto TransFollow.
El reto: reducir el papeleo y prepararse para el futuro
Los documentos de transporte de Pultrum eran íntegramente en papel y el volumen era considerable: con entre 100 y 120 rutas al día y hasta 15 direcciones de entrega por ruta, el equipo de planificación dedicaba entre una y dos horas diarias solo a gestionar el papeleo —imprimir, escanear, subir y archivar documentos, como los CMR—. En ocasiones se perdían documentos físicos, lo que provocaba disputas con los clientes y retrasos en la facturación, lo que generaba cargas administrativas adicionales.
Pultrum decidió modernizar sus procesos de transporte y preparar sus operaciones para el futuro, anticipándose a la adopción generalizada de soluciones digitales y a los cambios legislativos previstos en el sector. La sostenibilidad fue otro factor importante. La empresa realizó una importante inversión en soluciones sostenibles, como los camiones eléctricos, y la eliminación de los documentos en papel se ajustaba a sus objetivos medioambientales.
La solución: integrar eCMR en las operaciones diarias
Pultrum implantó TransFollow comenzando por su división de cargas LTL —palés y mercancías de dimensiones irregulares—, con aproximadamente un tercio de la flota utilizando la plataforma en un primer momento.
La integración de TransFollow se extiende a todo el flujo de trabajo del transporte. La solución está integrada en el Sistema de Gestión del Transporte de Pultrum, donde se registran los pedidos de transporte y se comparten automáticamente con los conductores junto con los eCMR correspondientes. Los datos de transporte se registran en los ordenadores de a bordo de los conductores, que cuentan con una integración perfecta con la aplicación TransFollow Drive. Tan pronto como se realiza la carga o la descarga, los conductores pueden acceder a los documentos, como el eCMR, de forma digital en su ordenador de a bordo, recabar firmas electrónicamente y compartir al instante los documentos cumplimentados con los clientes y la oficina administrativa, lo que agiliza considerablemente el proceso de facturación.
TransFollow Drive también permite a los conductores capturar y compartir fotos de la entrega, lo que proporciona a los departamentos de planificación, gestión de conductores, finanzas y atención al cliente visibilidad en tiempo real de cada envío.
Pultrum también utiliza TransFollow Portal para la gestión administrativa, el archivo de documentos digitales, en caso de que surja algún problema o para cotejar la información con la de otros sistemas.
La implementación
La implementación de la solución TransFollow fue un éxito, pero, como cualquier proyecto de transformación digital, también requirió esfuerzo y adaptación por parte de todas las partes implicadas. Para que esta transición fuera más fluida, la empresa puso en marcha una implantación estructurada para los conductores y el personal administrativo:
- Incorporación por fases: los conductores y el personal administrativo se incorporaron en pequeños grupos de entre 5 y 10 personas por semana, lo que permitió a los empleados familiarizarse gradualmente con el nuevo flujo de trabajo digital.
- División por división: la división de remolques cubiertos utilizó el eCMR durante más de un año antes de que la implantación se ampliara a toda la flota, incluidas las divisiones de transporte abierto, transporte sin cubierta y plataforma.
- Inclusión de los subcontratistas: los conductores subcontratados fueron equipados con los mismos ordenadores de a bordo que la flota propia de Pultrum, lo que garantizó la coherencia en todas las operaciones.
Los resultados: mayor eficiencia, facturación más rápida y visibilidad total
La transición a los documentos de transporte digitales aportó beneficios operativos inmediatos.
- Se ahorraron hasta 10 horas semanales en tareas administrativas manuales al eliminar la gestión del papel. La necesidad de archivo físico ha desaparecido prácticamente, mientras que la recuperación de documentos se ha simplificado considerablemente.
- Reducción del tiempo de facturación: la disponibilidad inmediata de los documentos de transporte contribuye a agilizar el proceso de facturación, lo que en algunos casos permite facturar incluso en el mismo día.
- Archivo eliminado por completo: ya no es necesario el almacenamiento ni la recuperación de documentos físicos.
- Mayor aceptación por parte de los clientes: muchos clientes han adoptado el eCMR tras comprobar sus ventajas de primera mano; aunque algunos siguen solicitando copias en papel además de las digitales, ese número sigue disminuyendo.
- Mayor seguridad y transparencia: los datos de geolocalización vinculados a cada documento firmado proporcionan a Pultrum y a sus clientes una garantía adicional en caso de litigio.
- Simplificación del trabajo de los conductores: a pesar de las dudas iniciales respecto al proceso digital, los conductores no tardaron en darse cuenta de las ventajas: una vez que se firma digitalmente una entrega, el conductor queda inmediatamente libre para pasar al siguiente trabajo, sin papeleo que completar ni entregar posteriormente en la oficina. No se plantean más preguntas, sino que se logra una alineación total con todas las partes interesadas.
«Trabajar con TransFollow nos ayuda a optimizar nuestro flujo de documentos de transporte, haciéndolo más manejable, eficiente y transparente. Siempre se conoce el estado de un documento y se elimina cualquier tiempo de espera asociado al papeleo».
- Rick Hoekstra, responsable de aplicaciones de flotas, Pultrum Rijssen
Resumen
La adopción de procesos digitales para los documentos de transporte y del eCMR se ha convertido en parte de una estrategia de digitalización más amplia, destinada a mejorar la eficiencia y la transparencia entre las partes interesadas, así como a alcanzar los objetivos de sostenibilidad.
Gracias a que todas las partes implicadas —planificación, conductores, finanzas y clientes— trabajan con la misma información en tiempo real, Pultrum ha transformado lo que antes era un engorroso proceso burocrático en un procedimiento rápido, transparente y preparado para el futuro.
