Branche: Transport von Baumaterialien Flottengröße: ~200 Lkw Region: International mit Schwerpunkt auf den Niederlanden, Belgien, Deutschland und Polen

Pultrum Rijssen (Pultrum) ist ein führendes Transportunternehmen mit einer Flotte von fast 200 Lkw, das sich auf den Transport von Baumaterialien spezialisiert hat, darunter auch Ladungen mit Sonderabmessungen wie Holz, Betonzaunelemente und andere Bauprodukte. Pultrum ist international tätig, vor allem in den Niederlanden, Belgien, Deutschland und Polen, und arbeitet mit großen Versendern zusammen, die auf die zuverlässige, pünktliche Lieferung und die hervorragende Bewältigung komplexer internationaler Transportanforderungen angewiesen sind.

Um mehr über den Digitalisierungsweg von Pultrum zu erfahren, sprachen wir mit Rick Hoekstra, Fleet Application Manager bei der Pultrum Group, der seit drei Jahren am TransFollow-Projekt beteiligt ist.

 

Die Herausforderung: Papierkram reduzieren und sich auf die Zukunft vorbereiten

Die Transportdokumente von Pultrum waren vollständig papierbasiert und das Volumen war beträchtlich: Bei 100–120 Touren pro Tag und bis zu 15 Lieferadressen pro Tour verbrachte das Planungsteam täglich ein bis zwei Stunden allein mit der Verwaltung des Papierkrams – dem Drucken, Scannen, Hochladen und Archivieren von Dokumenten wie Frachtbriefen. Gelegentlich gingen physische Dokumente verloren, was zu Streitigkeiten mit Kunden und verzögerten Rechnungsstellungen führte und zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursachte.

Pultrum beschloss, seine Transportprozesse zu modernisieren und den Betrieb zukunftssicher zu gestalten, um der zu erwartenden breiteren Einführung digitaler Lösungen und gesetzlichen Änderungen in der Branche zuvorzukommen. Auch Nachhaltigkeit war ein weiterer wichtiger Treiber. Das Unternehmen investierte massiv in nachhaltige Lösungen, darunter Elektro-Lkw, und die Abschaffung von Papierdokumenten stand im Einklang mit den Umweltzielen des Unternehmens.

Die Lösung: Integration von eCMR in den täglichen Betrieb

Pultrum führte TransFollow zunächst in seinem Bereich für Teilladungen – Paletten und sperrige Güter – ein, wobei anfangs etwa ein Drittel der Flotte die Plattform nutzte.

Die Integration von TransFollow erstreckt sich über den gesamten Transport-Workflow. Die Lösung ist in das Transportmanagementsystem von Pultrum integriert, wo Transportaufträge erfasst und automatisch zusammen mit den entsprechenden eCMRs an die Fahrer weitergeleitet werden. Die Transportdaten werden in den Bordcomputern der Fahrer erfasst, die nahtlos mit der TransFollow Drive-App verbunden sind. Sobald das Be- oder Entladen stattfindet, können die Fahrer auf ihrem Bordcomputer digital auf Dokumente wie den eCMR zugreifen, Unterschriften elektronisch einholen und die ausgefüllten Dokumente sofort an Kunden und das Backoffice weiterleiten, was den Rechnungsstellungsprozess erheblich beschleunigt.

Mit TransFollow Drive können Fahrer zudem Fotos von der Lieferung aufnehmen und weiterleiten, wodurch die Planung, die Fahrerverwaltung, die Finanzabteilung und die Kunden in Echtzeit Einblick in jede Sendung erhalten.

Pultrum nutzt das TransFollow-Portal außerdem für Verwaltungszwecke, zur Archivierung digitaler Dokumente, bei auftretenden Problemen oder zum Abgleich von Informationen aus anderen Systemen.

Die Umsetzung

Die Einführung der TransFollow-Lösung verlief erfolgreich, erforderte jedoch – wie jedes Projekt zur digitalen Transformation – auch von allen beteiligten Akteuren Engagement und Anpassungsbereitschaft. Um diesen Übergang reibungsloser zu gestalten, führte das Unternehmen eine strukturierte Einführungsphase für Fahrer und Backoffice-Mitarbeiter ein:

  1. Schrittweises Onboarding – Fahrer und Backoffice-Mitarbeiter wurden in kleinen Gruppen von 5 bis 10 Personen pro Woche eingearbeitet, sodass sich die Mitarbeiter nach und nach an den neuen digitalen Arbeitsablauf gewöhnen konnten.
  2. Abteilung für Abteilung – Der Bereich der Planenauflieger arbeitete über ein Jahr lang mit eCMR, bevor die Einführung auf die gesamte Flotte ausgeweitet wurde, einschließlich der Bereiche offene Auflieger, offener Transport und Pritschenfahrzeuge.
  3. Einbeziehung von Subunternehmern – Die Fahrer der Subunternehmer wurden mit denselben Bordcomputern ausgestattet wie die eigene Flotte von Pultrum, wodurch eine einheitliche Abwicklung aller Vorgänge gewährleistet wurde.

Das Ergebnis: höhere Effizienz, schnellere Rechnungsstellung und vollständige Transparenz

Die Umstellung auf digitale Transportdokumente brachte sofortige betriebliche Vorteile mit sich.

  • Durch den Wegfall der Papierabwicklung wurden pro Woche bis zu 10 Stunden an manueller Verwaltungsarbeit eingespart. Der Bedarf an physischer Archivierung ist praktisch verschwunden, während das Abrufen von Dokumenten deutlich einfacher geworden ist.
  • Verkürzte Rechnungsstellungszeit – Die sofortige Verfügbarkeit von Transportdokumenten trägt zu einem schnelleren Rechnungsstellungsprozess bei und ermöglicht in einigen Fällen sogar die Rechnungsstellung noch am selben Tag.
  • Archivierung vollständig entfallen – keine physische Aufbewahrung oder Abfrage von Dokumenten mehr.
  • Breitere Akzeptanz bei den Kunden – viele Kunden haben eCMR angenommen, nachdem sie die Vorteile aus erster Hand erlebt haben; zwar verlangen einige neben der digitalen Version noch Papierkopien, doch diese Zahl nimmt kontinuierlich ab.
  • Erhöhte Sicherheit und Transparenz – Geolokalisierungsdaten, die mit jedem unterzeichneten Dokument verknüpft sind, bieten Pultrum und seinen Kunden im Streitfall eine zusätzliche Beweissicherung.
  • Vereinfachte Arbeit für die Fahrer – trotz anfänglicher Vorbehalte gegenüber dem digitalen Prozess erkannten die Fahrer schnell die Vorteile: Sobald eine Lieferung digital abgezeichnet ist, kann der Fahrer sofort zum nächsten Auftrag übergehen, ohne Papierkram erledigen oder später ins Büro zurückschicken zu müssen. Keine weiteren Fragen, sondern vollständige Abstimmung mit allen Beteiligten.

„Die Zusammenarbeit mit TransFollow hilft uns, unseren Transportdokumentenfluss zu optimieren und ihn übersichtlicher, effizienter und transparenter zu gestalten. Man kennt jederzeit den Status eines Dokuments und vermeidet Wartezeiten, die mit Papierkram verbunden sind.“

- Rick Hoekstra, Fleet Application Manager, Pultrum Rijssen

 

Die Zusammenfassung

Die Einführung digitaler Transportdokumentationsprozesse und des eCMR ist Teil einer umfassenderen Digitalisierungsstrategie geworden, um die Effizienz und Transparenz unter den Beteiligten zu verbessern sowie Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

Da alle Beteiligten – Planung, Fahrer, Finanzabteilung und Kunden – auf denselben Echtzeit-Informationen zugreifen, hat Pultrum einen ehemals zeitaufwändigen Papierkram in einen schnellen, transparenten und zukunftsfähigen Prozess verwandelt.